学校档案管理制度范文5篇

学校档案管理制度范文一：综合档案管理办法
第一条 为加强学校档案的科学管理，有效保护和利用档案资源，根据国家相关法律法规，结合本校实际，制定本制度。
第二条 学校档案是指在教育教学、科研管理、基本建设、设备采购、财务管理、师生人事等活动中直接形成的，具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
第三条 学校设立综合档案室，归属校办公室管理，配备专职档案管理员，负责全校档案的集中统一管理。各部门应设立兼职档案员，负责本部门档案的收集与初步整理。
第四条 档案收集范围包括：上级机关来文、学校党政会议记录、规章制度、教学计划、学生学籍、教师业务档案、基建图纸、仪器设备说明书、财务报表、合同协议等。
第五条 归档时间要求：行政文书档案于次年三月底前归档；教学档案在学期结束后两个月内归档；基建档案在项目竣工验收后三个月内归档；财务档案在会计年度结束后次年六月底前归档。
第六条 档案管理严格执行保密规定。查阅一般档案需填写申请单，经档案管理员批准；查阅机密档案需经校领导审批。档案原件原则上不外借，确需借出须办理登记手续并限期归还。
第七条 档案库房应保持通风干燥，配备防火、防潮、防虫、防鼠、防盗设施。定期检查档案保存状况，对破损档案及时进行修复和复制。
第八条 对超过保管期限的档案，由档案管理员组织鉴定小组进行销毁鉴定，经校长办公会批准后，在指定地点监销，并保留销毁清册。

学校档案管理制度范文二：电子档案与数字化管理规范
第一条 为适应信息化发展趋势，保障学校电子档案的真实性、完整性和可用性，特制定本规范。
第二条 电子档案包括：办公自动化系统生成的电子公文、教学管理平台产生的学生成绩数据、数字化校园系统中的图像及视频资料、各类电子审批表单等。
第三条 电子档案的格式应遵循国家通用标准，文字类采用PDF或OFD格式，图像类采用JPEG或TIFF格式，音频视频类采用MP3、MP4等主流格式。
第四条 各部门在生成电子文件时，应对其进行元数据标引，包括文件标题、责任者、形成时间、主题词等。电子文件应在形成后一周内上传至档案管理系统。
第五条 重要纸质档案应逐步进行数字化扫描处理，扫描分辨率不低于300DPI，对于珍贵档案采用600DPI以上分辨率。数字化成果应制作三份备份，分别存放于不同地点。
第六条 电子档案管理系统应设置访问权限，一般用户可查阅公开级档案，部门管理员可查阅本部门档案，系统管理员负责技术维护但不得随意查看档案内容。
第七条 定期对电子档案进行数据迁移和格式转换，确保在技术更新后档案依然可读。迁移过程应有完整记录，包括迁移时间、操作人员、技术参数等内容。
第八条 电子档案的保管期限与纸质档案相同，到期后由系统自动提示，经鉴定后执行删除或销毁操作，并保留日志记录备查。

学校档案管理制度范文三：学生学籍与教学档案管理规定
第一条 学生学籍档案是学校档案的重要组成部分，关乎学生切身利益，必须严格规范管理。
第二条 新生入学后，教务处应在三十天内为其建立学籍档案。学籍档案主要内容包括：入学登记表、学籍卡、成绩单、奖惩记录、转学休学复学材料、毕业登记表等。
第三条 学生成绩档案实行电子与纸质双重管理。任课教师应在考试结束后一周内录入成绩，经教研室主任审核后归档。成绩需修改的，须提交书面申请，附证明材料，经教务处批准。
第四条 学生档案的查阅严格保密。除学生本人可查询本人成绩外，其他个人或机构查阅需出具公函并经分管校领导审批。家长查阅子女档案需提供身份证明和关系证明。
第五条 学生毕业离校时，教务处应整理完整的毕业档案，包括成绩单、毕业鉴定、就业派遣信息等，在毕业典礼后三十天内移交至学校档案室保管。
第六条 教学档案包括：培养方案、教学大纲、教学日历、教案、试卷及分析报告、实习实训记录、毕业论文或设计等。归档时间应在相关教学活动结束后一个月内。
第七条 试卷档案的保存期限为学生毕业后五年。补考试卷单独装订，保存期与学生档案一致。超过保存期的试卷经鉴定后由教务处分批销毁。
第八条 教学督导与评估材料由质控中心负责收集，包括督导听课记录、学生评教数据、教学事故处理文件等，每学年结束后整理移交档案室。

学校档案管理制度范文四：人事与教师档案管理细则
第一条 教师人事档案是记录个人经历、政治思想、业务能力、工作业绩的重要依据，其管理须遵循真实、完整、保密的原则。
第二条 每位教职工在入职时应建立人事档案，内容包括：个人简历、学历学位证书复印件、教师资格证、职称评聘材料、年度考核表、工资变动审批表、劳动合同或聘任协议等。
第三条 教师业务档案单独设立，主要收录：教学任务书、教案评比结果、公开课评价材料、论文与课题成果、获奖证书、进修培训记录、师德师风评议材料等。
第四条 档案材料收集实行实时更新制度。新形成的个人材料应在形成后两周内由本人交至人事处审核归档。寒暑假期间的档案材料可在开学两周内补充提交。
第五条 教职工工作调动或离职时，人事处应在办理离校手续的同时，将个人人事档案密封后通过机要渠道转递至接收单位。严禁个人自带档案离校。
第六条 教师对本人档案内容有疑问的，可提出书面申请，经人事处负责人批准后，由档案管理员在监督下进行核查，但不允许个人直接翻阅档案。
第七条 人事档案管理人员严格遵守职业道德，不得泄露档案中的任何信息。单位内部部门因工作需要查阅档案的，须提交部门负责人签字及主管领导批准的申请单。
第八条 教师业务档案中的教学和科研成果材料，可用于评职、评优与岗位聘任，但在使用前须由相关职能部门进行真实性核验，并加盖公章确认。

学校档案管理制度范文五：基建与设备档案管理要求
第一条 基建档案和仪器设备档案是学校固定资产管理的基础，其完整性直接影响到设施的维护、改造与使用安全。
第二条 基建档案从项目立项开始收集，包括：立项批复、可行性研究报告、勘察设计文件、施工图、招投标文件、施工日志、隐蔽工程验收记录、竣工图、竣工验收报告等。
第三条 每个工程项目完工后，由基建处负责整理全套档案，在项目审计完毕后的四十五天内，向档案室办理移交手续。移交清册一式三份，移交方、接收方、监理方各存一份。
第四条 学校购置的大型仪器设备，在到货验收后，使用部门应收集以下材料：采购合同、发票复印件、说明书、操作手册、维修保养记录等，并在一月内报送档案室。
第五条 单价在十万元以上的精密设备，需要建立专项设备档案台账，详细记录设备编码、型号、安装位置、使用责任人、维修历史及校准记录等信息。
第六条 基建档案和重要设备档案使用年限较长，应采用高质量纸张和耐久墨水书写，同时制作电子备份。档案袋封面应清晰标注项目名称、编号、卷内目录及保管期限。
第七条 因建筑维修或设备升级需查阅原档案的，由使用部门提出申请，档案管理员负责调阅，现场使用完毕后立即归还。如需带离档案室，须经主管校领导特批并限时归还。
第八条 对于已报废或拆除的建筑及设备，相关档案资料应再保存十年后方可申请销毁。鉴定销毁程序按学校统一档案销毁制度执行，确保重要历史数据不流失。